TGS.SOFTSKILL.B.I ke 2

LAPORAN

Pengertian Laporan

I. Laporan adalah :

a. Suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang (authority) dan tanggung jawab (responsibility) yang ada antara mereka.

b.  Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
c.  Laporan merupakan salah satu alat untuk menyampaikan informasi baik formal maupun   nonformal.
d. Penyampaian informasi dari petugas/ pejabat tertentu kepada petugas / pejabat tertentu dalam suatu system administrasi.

            Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara effektif dan efisien. Kerja sama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan (laporan). Agar laporan tersebut bisa efektif mempunyai syarat-syarat yang perlu dipenuhi demi terbentuknya laporan yang baik maka seseorang perlu mengetahui secara baik bagaimana pembuatan format laporan yang sempurna. Sehingga dengan laporan yang terformat bagus akan bisa bermanfaat baik dalam komunikasi maupun dalam mencapai tujuan organisasi.

II. Dari uraian diatas bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan.

Apa yang menjadi manfaat laporan bagi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Merupakan perwujudan dari responsibility pelapor terhadap tugas yang dilimpahkan.
2. Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi yang       saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.

3. Sebagai alat untuk membuat budgeting (anggaran), pelaksanaan, pengawasan, pengendalian maupun pengambilan keputusan.

4. Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan.

Bagaimana agar laporan benar-benar dibutuhkan dan bermanfaat peranannya dalam organisasi harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1. Clear

            Kejelasan suatu laporan diperlukan baik kejelasan dalam pemakaian bahasa, istilah, maupun kata-kata harus yang mudah dicerna, dipahami dan dimengerti bagi si pembaca. Kejelasan suatu laporan tersebut tentu saja didukung oleh penguasaan materi laporan dari si pemberi laporan sehingga dengan adanya jaminan bahwa si pembuat laporan menguasai materinya merupakan jaminan kejelasan suatu laporan di samping hal-hal tersebut diatas.
2. Mengenai sasaran permasalahannya

            Caranya dengan jalan menghindarkan pemakaian kata-kata yang membingungkan atau tidak muluk-muluk, demikian juga dalam hal penyusunan kata-kata maupun kalimat harus yang jelas, singkat jangan sampai melantur kemana-mana dan bertele-tele yang membuat si pembaca laporan semakin bingung dan tidak mengerti.
3. Lengkap

Kelengkapan tersebut menyangkut :

a.       Permasalahan yang dibahas harus sudah terselesaikan semua sehingga tidak menimbulkan tanda tanya.

b.       Pembahasan urutan permasalahan harus sesuai dengan prioritas penting tidaknya permasalahan diselesaikan atau dengan kata lain masalah yang sangat penting diutamakan pembahasannya baru masalah-masalah yang timbul dalam pembahasan sampingan seyogyanya juga dibahas. Sehingga laporan menjadi lengkap dan mantap karena sudah mencakup segala segi yang didukung dengan data-data statistik yang jelas dan lengkap.

4. Tepat waktu dan cermat

Tepat waktu sangat diperlukan dalam penyampaian laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkan karena pihak yang membutuhkan laporan untuk menghadapi masalah-masalah yang bersifat mendadak membutuhkan pembuat laporan yang bisa diusahakan secepat-cepatnya dibuat dan disampaikan. Kalau sampai terjadi keterlambatan penyampai laporan bagi yang berkepentingan berarti terjadi pemborosan waktu maupun tenaga karena kalau misalnya laporan tersebut diperlukan untuk bagian pengendalian produksi maka bagian pengendalian produksi akan kacau karena bagian ini menyangkut proses produksi yang berlangsung terus menerus. Oleh karena itu ketepatan waktu maupun kecermatan pembuatan laporan sangat dibutuhkan apalagi bila laporan tersebut menyangkut tindakan koreksi yang harus ada follow up nya.

5. Tetap

Laporan yang diduking data-data yang bersifat tetap dalam arti selalu akurat dan tidak berubah-ubah sesuai dengan perubahan waktu dan keadaan akan membuat suatu laporan lebih dapat dipercaya dan diterima. Keterangan-keterangan dalam menyampaikan laporan tidak boleh saling bertentangan satu sama lain.

6. Objective dan factual

Pembuatan laporan harus berdasarkan fakta-fakta yang bisa dibuktikan kebenarannya maupun dibuat secara obyektif.

7. Harus ada proses timbal balik

a.              Laporan yang baik harus bisa dipahami dan dimengerti sehingga menimbulkan    gairah dan minat si pembaca.

b.            Jika si pembaca memberikan response berarti menunjukkan adanya proses timbal balik yang bisa memanfaatkan secara pemberi laporan maupun si pembaca laporan.
Laporan juga berfungsi sebagai :

a. pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas.

b. landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.

c.  alat untuk melakukan pengawasan.

d.  dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.

            Peneliti haruslah menyusun laporan hasil penelitian dengan sebaik-baiknya. Laporan penelitian akan bermanfaat khususnya bagi pihak-pihak sebagai berikut :
A. PENELITI

            Manfaat penyusunan laporan penelitian bagi peneliti adalah :
1. Merupakan bukti bahwa peneliti telah menemukan sesuatu.
2. Untuk menunjukkan hasil temuannya agar dikenal oleh banyak pihak (ilmuwan, pemerintah serta masyarakat).

3. Membuat hasil penelitian menjadi lebih bermakna.

B. PARA ILMUWAN

            Dengan penemuan melalui penelitian, khasanah ilmu pengetahuan akan bertambah luas. Penambahan ilmu berarti bertambah pula tempat berpijak bagi mereka dalam mengembangkan pengetahuan lebih lanjut.

C. PEMERINTAH, BIROKRAT DAN PENGAMBIL KEBIJAKAN
            Informasi yang diperoleh dari penelitian akan bermanfaat bagi penentuan kebijakan sehingga daya dukung kebijakan tersebut cukup kuat karena berupa data actual.
D. MASYARAKAT LUAS

            Dengan adanya informasi dari penelitian ilmiah, kehidupan manusia menjadi lebih sempurna dan semakin mudah. Contoh : penemuan listrik, telepon dan televisi.

Langkah-langkah dalam pembuatan laporan

            Menurut F X Soejadi laporan merupakan hal yang sangat penting sehingga pembuatan laporan haruslah tepat, adapun ketetapatan tersebut menurut FX Soejadi harus melalui porsedur-prosedur yang tepat pula di mana prosedur pembuatan laporan mencakup tujuh pokok langkah sebagai berikut :

1.      Pengumpulan data dan fakta

Laporan yang tepat adalah laporan yang lengkap data yang dibutuhkan maupun memuat fakta yang akurat, misalnya data dan fakta mengenai :

a. Jumlah surat keputusan yang dikeluarkan perusahaan dalam jangka waktu     satu bulan

b. Bentuk dan struktur organisasi perusahaan

c. Jumlah tenaga kerja per bagian

d. Rencana pemakaian anggaran financial dan sebagainya

Agar data dan fakta tersebut nyata dan dapat dipercaya maka pengumpulannya harus melalui cara-cara sebagai berikut :

a. Melakukan observasi dan pengamatan sebelum dilakuakn perencanaan penenlitian yang mantap dan matang.

b. Menagadakan wawancara bagi data dan fakta yang memerlukan dukungan pendapat yang objective.

c. Melakuakn penyebaran daftar pertanyaan baik dengan system sampel maupun denagn sisite, yang lainnya.

2.      Pemindahan tabulating Data dan Fakta

Setealah melakukan pengumpulan data secara acak atau kasae mengenai obeservasi atau penelitian yang dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemilihan data dan fakta tersebut. Pemilihan data tersebut bisa dilakukan dengan cara :

a. Pemilihan data berdasarkan pembedaaan cakupan yang diteliti yaitu data tersebut apakah menyangkut personal perusahaan, financial maupun pelaksaaan rencana.

b. Dibeda-bedakan menurut peristiwa dan dampaknya.

c. Dibeda-bedakan menurut gambar, grafik maupun tabel.

d. Melakuakn Tabulating, yaitu mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-maing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan natara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

3.      Membuat kerangka laporan

Pembuatan kerangka laporan sangat diperlukan karena dalam kerangka ini termasuk juga di dalamnya pemaparam mengenai bab-bab laporan yang dibuat ataupun inti masalah yang dirangkum dalam suatu laporan.

Pada dasarnya kerangka laporan mencakup 4 bagian pokok yaitu :

a.       Pertama: Pendahuluan

Dengan melihat isi pendahuluan pembaca bisa mengetahui:

1.      Maksud dan tujuan pembuatan laporan

2.      Masalah yang akan dibahas

3.      Batasan masalah

4.      Sistematika penulisan laporan

5.      Pendekatan penyelesaian yang digunakan

b. Kedua: Tubuh Laporan

Dalam tubuh laporan inilah yang merupakan pembahasan maupun penyelesaian masalah yang dikemukakan, karena :

1.      Di dalamnya terpapar segala data dan fakta yang telah dipisah-pisahkan menurut kepentingan penyelesaian.

2.      Terdapat analisa si pelapor

3.      Terdapat hasil penyelesaian masalah dan kemudian ditarik kesimpulan dan saran dari si pelapor.

Biasanya bagian tubuh laporan ini yang merupakan bagian terpanjang dari keseluruhan laporan, oleh karenanya bagian ini biasanya terbagi-bagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya terdiri dari :

a.       Permasalahan

b.      Batasana masalah

c.       Hipotesa

d.      Latar belakang teori

e.       Bagian (part)

f.       Bab-bab(chapters)

g.       Sub bab-sub bab (section) dan sebagainya

c. Ketiga : saran-saran

Saran-saran di sisni sudah terangum semua penyelesaian masalah secara tegas tanpa memberikan alternative-alternatif pilihan lagi. Biasanya pada laporan SURVEI, saran-saran tersebut dimasukkan ke dalam tiap akhir uraian pada tiap-tiap akhir bab atau bisa juga dapat sekaligus disatukan bab terakhir dari seluruh laporan.

d.   Keempat

Konklusi  dan penutup sebagai logika dari hubungan korelasi antara data, fakta dan analisa. Adapun konklusi ini bisa juga dijadikan kedalam satu bab dengan bab saran-saran karena saran-saran tesebut merupakan pencerminan kesimpulan yang jelas tanpa pemberian alternatif lagi.

4.         Bentuk Laporan Resmi

Bentuk resmi dari suatu laporan terutama laporan yang panjang haruslah dibuat memperhatikan soal-soal kerangka, sistematika, teknis penulisan dan sebagainya.

Laporan resmi tersusun sevara tepat dan terperinci mengenai hal-hal di bawah ini :

a. Halaman judul

b. Kata pengantar

c. Daftar isis

d. Daftar tabel

e. Daftar gambar

f.  Pendahuluan

g. Tubuh laporan

h. Kesimpulan dan saran

i. Daftar pustaka

j. Lampiran

k. Daftar petunjuk

CONTOH LAPORAN :

I. Latar Belakang

Untuk merealisasikan visi misi Universitas Indonesia sebagai universitas kelas dunia, peranan UI dalam pembangunan ilmu pengetahuan dan teknologi tidak saja berasal dari kontribusi pengelola Universitas, lulusannya yang bermutu, akan tetapi juga dari hasil pene­litiannya di Lingkungan UI yang relevan terhadap pengembangan keilmuan dan kebutuhan pem­ba­ngunan. Hasil-hasil penelitian baik berupa paten, artikel ilmiah, teknologi tepat guna, atau buku ajar perlu disebar­luaskan kepada para dosen atau peneliti lain maupun masya­rakat pengguna, termasuk industri yang langsung dapat memanfaatkannya.

Salah satu sistem komunikasi ilmi­ah yang perlu ditingkatkan ada­lah berkala ilmiah sebagai media komunikasi ilmi­ah (publikasi) baik skala nasional, regional, dan internasional yang dapat menerima artikel ilmiah bermutu yang berasal tidak hanya dari lingkungan UI, tetapi dari luar UI. Media jurnal ilmiah tersebut yaitu Jurnal Makara yang terdiri dari empat seri yaitu, seri Sains, Teknologi, Sosial-Humaniora, dan Kesehatan.

Untuk menjaga kualitas jurnal ilmiah diperlukan suatu evaluasi atau penilaian dari badan pemberi akreditasi, yang dalam hal ini dilakukan oleh DIKTI. Jurnal Makara seri Kesehatan mendapatkan akreditasi B hingga bulan Juni 2007, dan untuk seri Teknologi, seri Sains dan seri Sosial-Humaniora juga mendapatkan akreditasi B hingga bulan November 2007. Pada akhir bulan Agustus 2007, para Pengelola Jurnal Makara kembali mengajukan akreditasi untuk penilaian berkala ilmiah tahap II. Hasil penilaian yang diperoleh sesuai SK Dirjen Dikti Depdiknas RI No.167/DIKTI/Kep/2007 untuk seri Sains mendapatkan akreditasi B, untuk seri Teknologi dan Kesehatan tidak terakreditasi, sedangkan seri Sosial-Humaniora sedang dalam proses penilaian.

Berpijak pada kegagalan akreditasi kedua jurnal ilmiah diatas, melalui instrumentasi penilaian berkala ilmiah yang disusun bersama oleh LIPI, Ikatan Penyunting Indonesia, Kantor Menteri Negara Riset dan Teknologi, serta DP2M Ditjen Dikti (SK Dirjen Dikti No. 11/DIKTI/Kep/2006, tentang Panduan Akreditasi Berkala Ilmiah), ternyata bukan hal yang mudah untuk mendapatkan akreditasi. Oleh karena itu Pengelola Jurnal perlu meningkatkan pengetahuan pengelolaan jurnal sesuai standar penilaian nasional yang meliputi 3 dimensi yang saling terkait, yaitu dimensi fisik/penampilan, dimensi manajemen, dan dimensi substansi. Sementara untuk Jurnal berkala ilmiah yang telah terakreditasi diperlukan pemeliharaaan dan peningkatan kualitas ketiga dimensi diatas.

Salah satu upaya yang dilakukan untuk mengatasi hal tersebut adalah dengan melakukan penataran dan lokakarya menajemen/pengelolaan berkala ilmiah secara sistematis.

II.  Tujuan Penataran dan Lokakarya

            Tujuan utama penlok ini adalah meningkatkan  kemampuan             pengelola berkala ilmiah termasuk mekanisme serta segi-segi penting dalam meningkatkan mutu berkala dan proses akreditasi.

Adapun tujuan khusus kegiatan penlok ini adalah agar para peserta penataran dan lokakarya dapat :

1.      Meningkatkan pemahaman tentang kebijakan, dasar falsafah, prinsip-prinsip dan prosedur publikasi berkala ilmiah;

2.      Meningkatkan motivasi untuk dapat ikut serta meningkatkan publikasi hasil-hasil penelitian/pengabdian kepada masyarakat dalam bentuk berkala ilmiah;

3.      Membangun dan memperkokoh jaringan komunikasi ilmiah antar dewan redaksi Jurnal     Makara.

III. Metode Penataran  dan Lokakarya

Di dalam meningkatkan pemahaman pengelolaan berkala ilmiah, peserta diberi pengetahuan teoritis dan praktis tentang seluk beluk pengelolaan berkala ilmiah. Demikian pula akan diadakan diskusi untuk membahas berbagai kesulitan dalam pengelolaan Jurnal Makara. Oleh karena itu, para peserta diharapkan dapat melakukan evaluasi diri atas berkala yang dikelola dan untuk selanjutnya dapat dipakai sebagai alat untuk membuat perencanaan perbaikan mutu penerbitannya. Lebih terperinci, metode penlok adalah seperti berikut:

1.      Ceramah. Metode ini digunakan untuk memberikan pemahaman yang lengkap kepada para peserta tentang suatu topik. Dalam ceramah diuraikan kerangka materi secara lengkap, jelas, mudah dipahami, dan aplikatif. Metode ceramah dalam penlok ini diusahakan untuk menghindari pembahasan teoritis yang berlarut-larut dan lebih menekankan pada contoh-contoh kasus beserta pemecahannya. Waktu penyajian materi 45 menit, dilanjutkan dengan tanya jawab.

2.      Diskusi. Diskusi berlangsung pada sesi khusus (sesi IV), untuk mendiskusikan berbagai hambatan dalam pengelolaan Jurnal makara. Diskusi dipilih untuk lebih memberikan kesempatan kepada para peserta: membahas, mempertanyakan, menggarisbawahi, memberikan masukan, dan memperdalam materi yang diceramahkan.

IV.  Deskripsi Pokok Bahasan

Materi atau pokok bahasan penataran dan lokakarya dipilih melalui pertimbangan kebermaknaan dengan tujuan kegiatan. Selanjutnya materi tersebut akan diberikan oleh pemateri yang dipilih di antara tenaga ahli/pakar yang sudah berpengalaman dari DIKTI. Adapun rincian materi adalah sebagai berikut:

1.      Kebijakan Pengembangan Berkala Ilmiah Nasional. Kasubdit Publikasi dan Sistem Informasi DP2M-Dikti akan menyampaikan kebijakan yang telah dan akan diberlakukan sehubungan dengan upaya peningkatan mutu hasil penelitian dan diseminasinya serta akreditasi berkala ilmiah.

2.      Format. Paparan meliputi penjelasan perbedaan makna antara format dan gaya dalam kaitan dengan penampilan, keberkalaan, keajekan, penomoran terbitan, dan penomoran halaman.

3.      Teknik Penyuntingan. Dalam topik ini akan disampaikan butir-butir penting yang perlu dicermati dalam menilai suatu naskah yang akan dimuat, mulai dari penyuntingan judul artikel sampai daftar pustaka.

4.      Organisasi Penerbitan. Pokok bahasan yang disampaikan terdiri atas beberapa kiat: (a) menampung naskah dari penulis, menghimpun artikel dalam jumlah yang cukup dan berkesinambungan, (b) melaksanakan kode etik penyuntingan, mengelola naskah (c) memperoleh dana dari iklan, (d) memperluas pemasaran di kalangan perguruan tinggi, lembaga litbang, baik pemerintah, industri, swasta, serta himpunan profesi, (e) memelihara hubungan baik dengan pelanggan melalui peningkatan teknik komunikasi, (f) meningkatkan jumlah tiras dan sirkulasi, (g) meluaskan distribusi berkala dari segi geografis, dan (h) menata organisasi dan personalia sesuai dengan kebutuhan penerbitan berkala ilmiah.

5.      Pengendalian Mutu Berkala Ilmiah (Akreditasi). Meskipun Instrumen Evaluasi untuk Akreditasi Berkala Ilmiah telah dijadikan panduan oleh pengelola berkala dalam pengajuannya untuk memperoleh akreditasi, banyak butir penting yang belum dipahami. Mata acara ini dimaksudkan agar ada kesamaan persepsi mengenai setiap butir dalam instrumen evaluasi antara pengelola berkala dan evaluator, terutama instrumen yang baru.

Pelajaran Terpetik dari Kegagalan Mengakreditasi. Materi yang dikemukakan ialah hal-hal yang terabaikan oleh pengelola berkala ketika mengajukan akreditasi, mulai dari persyaratan administrasi, menjaga mutu tampilan fisik berkala, sampai pada mutu artikel yang dimuat.

6.      Diskusi dalam kelompok kecil: (a) berlatih menyunting naskah artikel, hambatan dalam manajemen pengelolaan berkala ilmiah, (b) simulasi untuk mengajukan akreditasi. Diskusi akan dikembangkan agar terbentuk persepsi yang sama antara pengelola dan penilai akreditasi dalam menerjemahkan butir-butir yang tercantum dalam Instrumen Evaluasi untuk Akreditasi Berkala Ilmiah, (c) berbagi pengalaman mengatasi hambatan dan pengelolaan berkala ilmiah, dan (d) menerima umpan balik dari fasilitator untuk meningkatkan mutu berkala.

V.  Waktu dan Tempat

Penataran dan lokakarya diselenggarakan pada Hari Kamis tanggal 31 Juli 2008, bertempat di Gedung Serbaguna Lt.3 Gedung Perpustakaan Pusat, Kampus Universitas Indonesia – Depok.

VI.  Fasilitator dan Peserta

1.      Pembicara/Fasilitator terdiri atas anggota Tim Penelaah/Evaluator Akreditasi Berkala Ilmiah Dikti.

2.      Peserta Penataran dan lokakarya aktif/penuh adalah pengelola berkala (dewan redaksi) yang terlibat dalam penerbitan Jurnal Makara.

3.      Peserta Penataran adalah pengelola berkala ilmiah (1 orang perwakilan dewan redaksi) dari masing-masing pengelola jurnal berkala ilmiah yang berada di lingkungan UI

4.      Peserta yang diundang dalam Penlok berjumlah 38 dewan editor dari setiap seri Jurnal Makara ditambah perwakilan pengelola jurnal ilmiah di lingkungan UI sebanyak 30 orang.

VII. Agenda

Rabu, 30 Juli 2008

17.00 – 18.00  Pendaftaran Peserta dan Check-in di Pusat Studi Jepang (Khusus Peserta dari luar Daerah)

19.00- 19.30    Ramah Tamah dan Makan Malam

19.30 -             Istirahat

Kamis, 31 Juli 2008

08.00 – 08.30  Registrasi

08.30 – 09.00  Pembukaan oleh Direktur Riset dan Pengabdian Masyarakat UI (Bachtiar Alam, Ph.D)

Presentasi :

SESI I

09.00 – 10.00  Kebijakan Pengembangan Berkala Ilmiah Nasional

Pembicara  : Prof. Dr. Suminar S. Achmadi

Moderator  : Dra. Fatma Lestari, M.Si.,Ph.D.

10.00 – 10.15  Rehat Kopi

SESI II

10.15 – 11.30 Pengelolaan Jurnal

(Sumber naskah, Format, Pengembangan Gaya Selingkung, Teknik Penyuntingan dan Organisasi Penerbitan)

Pembicara  :  Prof. Dr. Wasmen Manalu

Moderator  :  Dr. Budiarso, M.Eng.

11.30 – 12.30  Pengendalian Mutu dan Pelajaran Terpetik dari kegagalan  Akreditasi

Pembicara : Prof. Dr. Suminar S. Achmadi

Moderator  : Dr. Yoki Yulizar

13.30 – 14.00  Ishoma

Diskusi Kelompok dan Pleno

14.00 – 15.30  Diskusi “Jurnal Makara”

Pembicara : Semua Fasilitator

15.30 – 16.00  Rehat Kopi

16.00 – 16.30  Pleno : Rencana Tindak Lanjut Jurnal Makara untuk Akreditasi

Pembicara : Perwakilan seri Jurnal Makara

16.30 – 16.45  Penutupan

Jum’at, 01 Agustus 2008

07.00               Check Out (Khusus Peserta Luar Daerah)

VIII. Kepanitiaan

Penanggung Jawab                 :  Bacthiar Alam, Ph.D

Panitia Pengarah                     :  Dr. Ir. Budiarso, M.Eng

Dr. Jarnuzi Gunlazuardi

Dr. Ing. Misri Gozan, M.Tech.

Dr. Ali Nina Liche Seniati, M.Si.

Ir. Ahmad Syafiq, M.Sc., Ph.D.

Panitia Pelaksana

Ketua                                      : Dr. Yoki Yulizar

Wakil Ketua                            : Dra. Fatma Lestari, M.Si.,Ph.D.

Tirta N. Mursitama, Ph.D.

Kesekretariatan                       : AAA. Ratna Dewi, M.Si., Ak

Vera Andriyani, SKM

Wanti Wulandari, S.Si

Cucu Sukaesih

Amalia Kamilah, S.Si

Siti Muliyanti

Bendahara dan Konsumsi       : Rr.Tutik Sri Hariyati, S.Kp., MARS

Almira Gitta

Melly Riana

Acara                                       : Suharti, A.md

Dina Nur Wulandari, S.Kp

Lenny Maykel Muliawati, SKM

Krestika

Dwi Dharmaningsih, S.Kp

Dokumentasi dan Publikasi    : Ahmad Nizhami, S.Si.

M. Prabu W

Maman Suherman

Perlengkapan                           : Mukhlis Sutami, S.Pd

Sudarmadji, M.Si

Yusuf

Uraian Tugas Kepanitiaan

● Penanggung Jawab

Bertanggung jawab terhadap keseluruhan kegiatan Penataran dan Lokakarya Jurnal Makara (Penlok Jurnal Makara).

● Panitia Pengarah

Memberikan pengarahan dan memantau berlangsungnya kegiatan penlok yang akan dilaksanakan.

● Ketua dan Wakil Ketua

1.      Merencanakan dan menyusun kegiatan penlok yang akan dilaksanakan

2.      Memberi pengarahan kepada anggota panitia lainnya tentang kegiatan penlok yang akan dilangsungkan

3.      Memberi masukan materi untuk penlok yang akan dilaksanakan

4.      Mengkoordinasi seluruh kegiatan penlok dengan seluruh tim kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

● Penanggung Jawab Kesekretariatan/Registrasi/Undangan :

1.                  Mengkoordinasi dan mempersiapkan surat menyurat dan pengirimannya dari persiapan sampai selesai;

2.                  Mempersiapkan undangan ke pembicara untuk tiap sesi;

3.                  Mempersiapkan undangan ke peserta

4.                  Memastikan jumlah peserta dengan mengkonfirmasi kehadiran calon peserta dan membuat daftar peserta untuk disampaikan kepada bagian registrasi;

5.                  Menyiapkan daftar peserta dan memonitor kehadiran peserta;

6.                  Menyiapkan seminar kit pada hari pelaksanaan;

7.                  Menyiapkan name tag;

8.                  Menyiapkan segala bentuk informasi;

9.                  Mengkonfirmasi kepada moderator;

10.              Menyiapkan daftar peserta;

11.  Membuat notulensi rapat;

12.  Membuat arsip kegiatan penlok

13.  Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan penlok

● Penanggung Jawab Bendahara/Konsumsi :

1.      Menyiapkan anggaran dan permohonan pencairan dana ke pihak Dir. Keuangan UI;

2.      Menangani masalah keuangan untuk peminjaman ruang Wisma Makara

3.      Mengatur aliran dana/cashflow dana;

4.      Membuat laporan pertanggungjawaban keuangan;

5.      Memastikan dan memonitor jumlah makanan yang dipesan baik untuk unit setiap rehat maupun makan siang;

6.      Check kesiapan ruang untuk rehat dan makan siang.

● Penanggung Jawab Acara

1.   Menyiapkan acara;

2.      Menghubungi dan meminta konfirmasi pembicara;

3.      Memonitor jalannya acara;

4.      Mendampingi tamu undangan;

5.      Menyiapkan MC.

● Penanggung Jawab Dokumentasi/Publikasi

1.                  Menyiapkan bahan publikasi penlok;

2.                  Mencari dan mengarahkan panitia bidang dokumentasi untuk mengabadikan momen-momen penting.

● Penanggung Jawab Perlengkapan/Akomodasi

1.                  Menyiapkan semua peralatan yang dibutuhkan dalam ruangan, seperti : LCD, Komputer/lap top, kabel gulung, sound sytem, pengaturan meja dalam ruang, timer, pointer, layar, menyiapkan meja registrasi dan perlengkapannya, dan mengatur dekorasi

2.                  Menyiapkan dan membuat disain materi publikasi (backdrop, spanduk)

3.                  Memasang Back-Drop dan Spanduk

4.                  Mengurus ijin pemasangan ke UPT PLK UI.

IX. Sumber Dana

Sumber dana kegiatan Penataran dan Lokakarya Jurnal Berkala Ilmiah berasal dari dana RKAT DRPM UI.